La période d’approbation des comptes annuels a débuté et avec elle son flot de réunions de conseils d’administration et d’assemblées générales d’actionnaires d’ici la fin du mois de juin 2020. Cependant les mesures de confinement prises par le gouvernement français pour faire face à l’épidémie de covid-19 vont compromettre la tenue physique de ces réunions. Retour sur les principales solutions envisageables pour tenir vos assemblées générales.
La tenue dématérialisée ou à distance des assemblées est-elle possible ?
Depuis une ordonnance du 4 mai 2017, les SA, SAS et SARL peuvent tenir leurs assemblées générales ordinaires ou extraordinaires de façon dématérialisée (réunion par visioconférence ou autres moyens de télécommunication et vote par des moyens électroniques). Toutefois, ces dispositions doivent être expressément prévues dans les statuts pour pouvoir être mises en œuvre ce qui n’est pas sans poser des difficultés.
En effet, à ce jour, de nombreuses sociétés, notamment les plus petites, n’ont toujours pas modifié leurs statuts pour bénéficier de cette faculté et le faire maintenant supposerait de tenir une assemblée générale ce qui n’est pas envisageable dans la situation de confinement actuel. Pour ces sociétés, la tenue des Assemblées Générales imposera donc la présence physique des associés.
Par ailleurs, en l’état actuel du droit positif, la présence physique d’au moins la moitié des membres du Conseil d’administration (ou des membres du Conseil de surveillance) reste obligatoire pour les SA pour procéder à l’arrêté (ou à l’examen) des comptes annuels (article L. 225-37 Code de commerce- article L. 225-82 Code de commerce) et l’utilisation de la visioconférence ou d’autres moyens de télécommunication n’est pas autorisée pour la tenue de l’Assemblée Générale d’approbation des comptes des SARL.
Que faire lorsque la tenue des assemblées à distance n’a pas été prévue dans les statuts ?
Une solution pourra consister, lorsque cela est prévu dans les statuts, à prendre les décisions collectives sous la forme de décision unanime ou d’acte sous seing privé. Les actionnaires pourront également voter par correspondance ou donner procuration au Président de la société. Cela étant, si ces deux procédés permettent aux actionnaires d’exprimer leur vote, ils ne leur permettent pas de participer aux débats.
Une autre solution consisterait à déposer au Tribunal de commerce, une demande de report de l’assemblée générale annuelle au-delà du 30 juin 2020 mais, ce report ne peut aller au-delà de 6 mois et, à ce jour, il ne peut être exclu que l’épidémie continue d’avoir des effets au-delà de ce délai. Par ailleurs, le report de la tenue de l’assemblée générale annuelle au-delà de fin juin 2020, aura pour effet de décaler d’autant la date de versement d’éventuels dividendes, ce qui ne sera pas envisageable pour certains actionnaires.
Face à cette situation, le parlement français a définitivement adopté le 22 mars 2020 une loi instaurant l’état d’urgence sanitaire pendant deux mois. Ce texte habilite le gouvernement à prendre par ordonnance, dans un délai de trois mois, toute mesure permettant de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie. Une ordonnance devrait donc très prochainement venir simplifier et adapter les conditions dans lesquelles les assemblées générales se réuniront et délibèreront, en dérogeant notamment à l’exigence de la présence physique des administrateurs pour le Conseil d’Administration d’arrêté des comptes et des actionnaires aux assemblées générales pour tout type de sociétés.
Retrouver le texte de loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 publié au JO le 24 mars 2020.
Dans les sociétés cotées, comment se dérouleront les assemblées générales ?
Pour les sociétés cotées, un communiqué de l’AMF du 6 mars 2020 recommande aux actionnaires de voter à distance (recours au formulaire de vote ou de procuration, vote par Internet via une plateforme dédiée). Il est également recommandé aux sociétés émettrices de retransmettre en direct leur assemblée générale sur leur site internet et de communiquer largement à ce sujet. Plusieurs sociétés ont déjà annoncé suivre cette recommandation.
D’autres mesures ont-elles été prévues pour faciliter le processus d’approbation des comptes ?
En sus des mesures d’assouplissement des conditions de réunions des assemblées générales et des organes de direction, la loi instaurant l’état d’urgence sanitaire habilite également l’exécutif à légiférer pour simplifier et adapter les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et autres documents que les entreprises sont tenues de déposer ou de publier, ainsi que pour adapter les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes.
Auteur : Marc Huynh, Avocat senior manager département Corporate/Fusions et Acquisitions
